Parece que ya a usted no le bastase con enfrentar año tras año reducciones de personal y reducción de presupuestos, además de las horas extras que debe dedicar a integrar en sus instalaciones una tecnología en permanente renovación, luchando al mismo tiempo por prolongar un año más el funcionamiento de sus antiguos equipos.
Como si fuera poco, el contrato de arrendamiento está por vencerse y se va haciendo hora de buscar una nueva situación de todo el ensamblaje operativo en un nuevo sitio y con un nuevo contrato.
Dado que usted se ha encargado de la mayoría de adquisiciones y proyectos de capital más importantes de la empresa, se le encarga el traslado de las instalaciones. Esto, por supuesto, en su tiempo libre…
¿Por dónde empezar?
Usted se puede estar desempeñando como gerente general, director de programación, gerente de operaciones o ingeniero jefe. Hoy en día, el jefe interno de proyecto para una tarea de construcción al nivel de la compañía puede ser cualquiera de estos cargos.
En todo caso, se acude a usted para que asuma la responsabilidad de una transformación de grandes proporciones de su organización, durante un período sometido a tremendos cambios. Lo más probable es que a usted nunca se le haya entrenado para tales funciones.
Probablemente, luego de los últimos recortes de personal, haya muy poca memoria institucional, si la hay, en su organización, que pueda aprovechar con base en experiencias anteriores. La buena noticia es que hay varias metodologías y procesos de toma de decisiones comprobados, que usted puede utilizar para garantizar los resultados más provechosos del proyecto en ciernes.
En este documento abordaremos varias áreas: desde cómo elaborar el proyecto y conseguir el inmueble, hasta cómo administrar el presupuesto y los cronogramas; además, le ofreceremos algunas ideas sobre el proceso de diseño.
La tarea de la construcción
Tomemos un proyecto de capital de gran envergadura, tal como el inicio de un nuevo negocio empresarial efímero. Efímero, porque esta operación pretende durar apenas el tiempo suficiente para elaborar un solo producto. Empresarial, puesto que se trata de un proyecto interno de alto riesgo de la empresa. Nuevo, porque su misión es sustancialmente diferente del negocio central de su compañía. Y en su inicio es como partir de cero.
Para usted, la misión de este negocio consistirá en planear, diseñar y construir sus nuevas instalaciones. Su función es ser el presidente y director ejecutivo de esta empresa. Necesitará conformar un equipo de trabajo y, además, ingeniarse un plan de negocios.
La conformación de la planta de personal del proyecto incluirá una Junta Directiva, compuesta por representantes de diferentes departamentos de su organización. Por lo regular, el presidente de la Junta será el gerente corporativo. La función de la Junta consistirá en dictar las políticas y suministrar las pautas que guíen las actividades diarias del personal de línea, es decir, lo que llamamos el Equipo del Proyecto.
El resto del grupo estará típicamente compuesto por contratistas y consultores contratados para el período de duración del proyecto. Estos consultores se traen a la Junta con el fin de apalancar sus respectivos talentos con los de las personas que conforman su organización. El mejor producto resultará con frecuencia si estos consultores cuentan con una relación continua de "asocio" con su compañía. De este modo, a veces se puede conseguir de fuentes externas la forma de mantener una memoria institucional.
Un equipo de personas con experiencia en proyectos tales como el que usted maneja puede contribuir al suyo con un valor agregado considerable. Puede aportar observaciones de largo plazo acerca del esquema de cambio existente en la industria, así como la ventaja de su propia investigación continua, traducidas en soluciones de diseño que expresen dichos cambios.
Si no se dispone de un equipo completo que cumpla con estas calificaciones en su área, entonces es vital que usted por lo menos encuentre un arquitecto y un diseñador de sistemas de televisión que puedan contribuir con dicha experiencia a su proyecto.
Los integrantes clave de su equipo para ingeniería estructural y mecánica/eléctrica incluyen al arquitecto y los ingenieros consultores, su agente de finca raíz, su abogado de finca raíz, su diseñador de sistemas de teledifusión y su gerente de construcción o contratista general.
Cada uno de estos representantes se pronunciará respecto a los intereses correspondientes en el proyecto. Para usted, una de las tareas que más constituirán un reto será la de guiar y ayudar al arquitecto en su función de equilibrar estos intereses a veces divergentes y enfocarlos hacia una visión única y coherente para el futuro.
Delegue: usted todavía tiene su empleo
Recuerde que, a lo largo de este proceso, muy probablemente seguirá teniendo sus responsabilidades tradicionales dentro de la compañía. Su éxito dependerá de su capacidad de coordinar sus propias necesidades, y luego de manejar los esfuerzos de otros para conseguir los resultados buscados.
Una función clave que desempeñará es enlazar el Equipo del Proyecto y su "Junta Directiva" interna dentro de la compañía. A ésta última es esencial hacerla participar y obtener su apoyo así como su sentido de pertenencia del producto a medida que éste vaya evolucionando mediante las revisiones regulares del proyecto.
El "plan de negocios" de la Empresa de Construcción será lo que usted llamará su "Programa". La esencia de éste consiste en traducir el plan de negocios de su organización en un enunciado de las implicaciones físicas de cómo su organización lleva a cabo sus negocios.
Algunos aspectos técnicos de este documento serán generados por sus consultores. Revisando su plan de negocios, ellos establecerán, entre otras consideraciones, las pautas de desempeño referentes al área y el volumen de los espacios, los sistemas mecánicos y eléctricos, los presupuestos del proyecto, los cronogramas y los criterios referentes a contratos de arrendamiento.
La mayoría de nuestros clientes pasados no han contado con un plan de negocios al día en el momento de iniciar sus proyectos. Por consiguiente, su diseñador profesional debe tener la capacidad de guiarlo a lo largo del proceso de establecimiento de las políticas que establezcan las pautas del éxito del proyecto.
Un componente clave de nuestra metodología en el cumplimiento de los proyectos es que si se definen con atención los conceptos que establezcan las pautas de éxito del proyecto, los detalles específicos consiguientes vendrán enseguida.
Si desde el principio no se construye un consenso amplio respecto a estas pautas de éxito, o si no se llega a conseguir la participación del conjunto completo de intereses de los participantes, todo ello puede ir acumulándose en contra de su proyecto.
Hay un viejo adagio de un carpintero que dice: "Mida dos veces y corte una sola vez". Es en el momento de concebir su programa cuando usted está midiendo su organización. Este trabajo establece el "código genético" que suministrará la información sobre la multiplicidad de decisiones que requiere su proyecto.
Este esfuerzo requiere más que enumerar una serie de medidas físicas. Así como un plan de negocios debe coordinar los valores y principios que sirven de fundamento a las metas de ventas y las definiciones de productos, así mismo un programa debe ser no sólo cualitativo sino cuantitativo.
¿Qué ambiente de trabajo se compromete usted a crear para su personal? ¿Cuál es la imagen que desea proyectar a los visitantes de su empresa? ¿Es su organización de tipo jerárquico u horizontal? ¿Cada persona tendrá su propia oficina? ¿Nadie tendrá una oficina propia? ¿Qué ha aprendido usted de sus instalaciones actuales, que desee repetir (o no repetir) en la nueva empresa?
¿Cómo visualiza a su organización dentro de 10 años? (Bueno, por lo menos dentro de tres años) ¿Cómo irá a aprovechar su organización esta oportunidad para transformarse e integrar modificaciones en esta época de cambios?
Establezca protocolos de comunicación
Cuando empiece a entender la complejidad del proceso que está emprendiendo, comenzará a valorar la necesidad de establecer líneas claras de responsabilidad y comunicación. La industria de la construcción cuenta con muchos medios estándar de comunicación —programas, actas de reuniones, solicitudes de propuestas, órdenes de cambio y muchos más—. No hay que volver a inventar la rueda.
Hay toda clase de razones para impedir la creación de una nueva Torre de Babel. Lo que se requiere es delegar responsabilidades para manejar este flujo de información. Igualmente, es importante dejar constancia de qué miembro del equipo está encargado de cada una de las múltiples responsabilidades que se deben coordinar para llevar el proyecto a feliz término.
Otras herramientas que están adquiriendo importancia son el correo electrónico y un menú estandarizado que utilice todo el equipo en general. Al fin y al cabo todos los productos de nuestra empresa se encuentran en forma de archivos electrónicos.
La capacidad de poderlos anexar en un mensaje de correo electrónico y de distribuirlos de manera instantánea a todos los integrantes del equipo del proyecto para el desarrollo y la retroalimentación correspondientes, acelera de modo considerable nuestro trabajo.
Etapas típicas de un proyecto
Un proyecto típico de construcción consta de siete etapas: prediseño; plano esquemático; desarrollo del diseño; documentos de la construcción; ofertas y negociaciones; construcción
En la etapa de prediseño, usted constituye su equipo de trabajo, redacta su programa, establece un presupuesto y un cronograma preliminares e inicia la búsqueda del inmueble.
En la del plan esquemático, el equipo explora las opciones de diseño esquemático respecto a los posibles espacios, ayuda en la negociación de los contratos de arrendamiento y, por último, aprueba un plan esquemático correspondiente a un espacio escogido.
En la de desarrollo del diseño, se despliega el diseño esquemático aprobado, explorando los diversos sistemas, y se finaliza con mayor grado de detalle, perfeccionando el diseño y definiendo con mayor precisión la idea inicial de un presupuesto y un cronograma realistas.
Una vez perfeccionado el diseño, se procede a la etapa de documentos de la construcción: el equipo de trabajo convierte el diseño aprobado en un formato estándar de la industria, incluyendo los planos y especificaciones. Estos documentos serán usados para las ofertas y adquisiciones del proyecto en el mercado, y le servirá de guía al contratista durante la etapa de la construcción.
Durante la etapa de ofertas y negociaciones, los documentos de la construcción saldrán al mercado, y como resultado se obtendrá un precio de mercado. Su equipo le ayudará a usted a completar el número definitivo de miembros del Equipo del Proyecto incluyendo a los subcontratistas que realizarán la construcción en la práctica.
La etapa de construcción se explica por sí misma en gran parte. En algunas ocasiones se ahorra algo de tiempo antes de emprender esta etapa gracias a las compras anticipadas de los elementos que requieren de un periodo largo entre el pedido y la entrega, tales como los equipos de HVAC, los elementos de iluminación y los materiales importados.
Una etapa que a menudo no recibe la adecuada atención es la de la puesta en marcha. En esta fase se inician y ajustan los diversos sistemas, y los integrantes de su organización reciben orientación acerca de los nuevos espacios y sus respectivos sistemas.
Se radican los planos y manuales de operación establecidos, y se inician los contratos de mantenimiento correspondientes a los sistemas que los necesitan. Este periodo también representa una oportunidad para el informe final que se entrega al equipo de trabajo de la Empresa de Construcción y para proceder a disolverlo. En este proceso de información es mucho lo que se puede aprender para agregarle a la memoria institucional de su compañía.
Búsqueda del inmueble
Su programa constituye una herramienta invaluable en la búsqueda del nuevo inmueble. Es sorprendente ver cómo muchos clientes acuden a nosotros con contratos firmados, pero sin haber elaborado un programa según el cual se juzgue la conveniencia de los predios escogidos para tomar en arriendo.
El programa es el medio que sirve para tamizar únicamente aquellas posibilidades que verdaderamente le convienen a su organización. El solo proceso de formular todas las preguntas que componen el programa lo preparará para tener una mejor intuición sobre los juicios de valor correspondientes.
Otro error común consiste en seleccionar el espacio estrictamente con base en el costo del canon de arrendamiento y en el área física. Los inmuebles de un mismo tamaño no son iguales.
Es esencial que los profesionales del equipo del proyecto evalúen cada una de las edificaciones para ver si éstas ofrecen los servicios requeridos, tales como el suministro apropiado de energía eléctrica y las separaciones acústicas respectivas y si, además, cumplen de la manera más efectiva con los planes de distribución de áreas y personal y la contigüidad necesaria entre departamentos obedeciendo una configuración determinada.
Los costos escondidos que implica el poner en marcha estos servicios conforme a sus necesidades pueden representar una gran diferencia en la viabilidad de terrenos aparentemente semejantes. También es esencial que sus arquitectos realicen un plano de distribución de planta preliminar de cualquier espacio que pueda constituir una segunda opción viable.
(En la segunda parte, espere consejos sobre contratos, gerencia del presupuesto, gestión del cronograma y equilibrio de tiempo, costos y calidad).
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