Cómo mejorar la gestión de archivo

Caso #1: Se confirma una primicia obtenida en exclusiva por el canal y siete personas pierden casi media hora encontrando el material para editar la nota, porque alguien guardó una cinta en la caja equivocada.

Caso #2: La mitad del personal quiere que el archivo se organice en orden cronológico. Y la otra mitad prefiere que se ordene por temas. Claro que todos se conformarían con que el material aparezca cuando se le necesite…

Caso #3: Por una desafortunada coincidencia, los dos encargados del archivo se enferman al mismo tiempo, y en medio del caos resultante se descubre que el archivo ha sido ordenado por criterios bastante peculiares… que nadie comprende.

Mientras los encargados del archivo se ocupan minuciosamente de la integridad del material que tienen en sus estanterías, las cintas se exponen a los rigores del uso y el abuso de sus usuarios, que no se preocupan mucho por manipularlas con los cuidados requeridos para asegurar su conservación. Un sistema de archivo lineal de cintas de video tiene restricciones: cada vez que un usuario necesita ubicar una toma debe transportar algunas cintas a un sitio específico para atrasarlas o adelantarlas y situar los puntos exactos que necesita.

Esto representa un esfuerzo que se repite varias veces cada vez que se usa el material. Y por eficiente que sea la clasificación, siempre hay imprecisiones que fuerzan a revisar cintas que no se van a usar, pero son sometidas a manipulación en una videograbadora. En definitiva, cada consulta al archivo supone un deterioro global que puede ser aliviado con un esfuerzo consciente de clasificación, pero no puede eliminarse por completo.

Es muy posible que una misma dependencia maneje almacenamiento, tráfico, adquisiciones, copiado, reciclaje y distribución de imágenes registradas en cintas de diferentes formatos. Frente a los problemas que representa esta gestión, los administradores tienden a aplicar sistemas tradicionales de control de inventarios, e implantan rigurosos métodos de control de existencias, basados, por ejemplo, en el código de barras.

Estos procedimientos resultan muy efectivos para el control de existencias físicas, pero por sí mismos sólo son el principio de un esfuerzo de clasificación de contenidos. Saber que en aquellos ciento veinte casetes están todos los capítulos de la telenovela no sirve de mucho cuando hay que hallar la escena del primer beso apasionado de los protagonistas…

En la práctica, los encargados de los archivos suelen verse sometidos a sistemas de gestión divergentes para controlar las existencias físicas y los contenidos. La administración suele integrar el contenido de la videoteca al listado de activos de la empresa, coloca la colección de casetes junto a las papeleras y las máquinas de escribir, mientras los encargados del archivo se ven forzados a implementar sistemas de administración de material con aplicaciones convencionales de bases de datos, o con software especializado sin soporte de conectividad.

Ciertamente hay soluciones integradas para sistematizar cualquier operación de TV, pero suelen estar fuera del alcance de las empresas de nuestra región. Esto crea un círculo vicioso en el cual los archivos se ven condenados a un manejo ineficiente, por la falta de desarrollo de sistemas de gestión adecuados a sus necesidades reales.

Entonces aparecen situaciones aberrantes, como cuando la memoria de la empresa depende de una pequeña base de datos con un maravilloso respaldo (backup) en disquetes o en la cabeza de un encargado de archivo que cualquier día puede decidir que es mejor buscar trabajo en otra parte.

La presión actual para migrar a sistemas de producción completamente digitales ofrece una oportunidad interesante para replantear el manejo de archivos. En el mercado del software comercial hay una marcada tendencia a desarrollar aplicaciones específicas para el manejo de colecciones de material audiovisual en entornos multimediales.

Empresas como Cinebase, Pioneer y Dubner, por mencionar unas pocas, ofrecen soluciones específicas para administrar activos digitales, integrables a procesos mayores de digitalización de operaciones de TV o de gestión de archivos convencionales en un entorno lineal.

En general, todas suponen que el archivo actúa en dos niveles: primero, un gran depósito físico de cintas a las que se puede acceder para usar en lapsos de tiempo relativamente cortos. Por supuesto, este archivo debe estar rigurosamente catalogado para asegurar la eficiencia de su operación.

El segundo nivel se basa en servidores de medios que se alimentan con material tomado del archivo físico, para satisfacer las demandas de los usuarios. Claro que la eficacia de un sistema semejante radica en la exactitud de la información que contengan los catálogos del archivo y, una función muy importante, la capacidad de enriquecer estos catálogos con el feedback diario de los usuarios: valiosa información que puede aplicarse a un esfuerzo para validar o complementar los datos existentes.

Hasta este punto no aparece ningún elemento realmente innovador, aparte de la posibilidad de acceso aleatorio al material, que puede brindar el uso de servidores de medios. De hecho, como dirían los administradores más cínicos, un costoso servidor de video bien puede ser reemplazado por dos funcionarios eficientes que atiendan al público en sus respectivas ventanillas.

¿Cuál es, entonces, el atractivo de un sistema de archivo capaz de administrar material audiovisual en un entorno digital? Precisamente, aprovechar la capacidad de manejo de medios de los sistemas computarizados más recientes para enriquecer esta gestión.

La propuesta básica de estos proveedores es complementar las bases de datos textuales con metadatos, es decir, segmentos de audio y video, información sobre códigos de tiempo, historia de uso del material, referencias cruzadas, enlaces con otras bases de datos, cualquier tipo de información que pueda enriquecer las descripciones y hacer una clasificación más eficiente.

Consideremos la posibilidad de implementar un sistema de consulta de archivos basado en versiones digitales de baja resolución del material disponible en la colección de cintas de una organización. Este material puede almacenarse en medios de bajo costo, como discos ópticos regrabables, discos compactos o cualquier otro formato que resulte conveniente. Incluso podría manejarse en servidores de video de mediana capacidad. Y si la organización se conforma con imágenes fijas, que sirvan para describir cada toma, sería perfectamente posible usar equipos convencionales.

Este material podría ser consultado desde cualquier computador personal conectado a una red local convencional. De hecho, las redes y equipos disponibles en la actualidad pueden soportar perfectamente estas aplicaciones. Para los usuarios puede resultar muy atractiva la posibilidad de consulta visual, desde sus puestos de trabajo, sin necesidad de transportar ingentes cantidades de casetes.

Por otra parte, la revisión de material en un entorno virtual y no-lineal puede agilizar el trabajo y ayudar de manera significativa a la conservación de las cintas, mientras se allana el camino para la migración a un entorno de producción completamente digital.

Digitalizar el catálogo del archivo abre perspectivas muy interesantes. Algunos proveedores de soluciones para salas de noticias proponen sistemas que permitan adelantar la edición offline de material desde cualquier puesto de trabajo. Si la instalación puede digitalizar el material simultáneamente en calidad online, se habrá llegado al punto en que cada reportero consulte fuentes, entreviste por video conferencia, redacte sus textos, grabe sonido y edite su material, todo desde su computador personal.

Otras compañías se han concentrado en soluciones para facilitar el trabajo de clasificación, mediante la detección automática de escenas en computadoras personales corrientes. Y aunque parezca fantástico, algunas más se dedican a desarrollar complejos sistemas de inteligencia artificial que, en un futuro próximo, permitirán hacer consultas de imagen sin visualizar el material, pues bastará formular preguntas como "¿cuántos tiros penales de Ronaldo tenemos en archivo?".

Los próximos desarrollos probablemente refinarán los sistemas de búsqueda, para aprovechar nuevas tecnologías de manipulación de medios digitales originadas en el acelerado desarrollo del World Wide Web y la constante disminución de costos del hardware más adecuado para implementar estas aplicaciones multimediales.

A pesar de todos estos avances, no hay que perder la perspectiva correcta. Una base de datos textual puede incluir valiosos metadatos, información de código de tiempo, palabras clave de gran utilidad y descripciones rigurosas del material.

Todos estos elementos pueden colaborar para mejorar de forma inmediata el manejo de los archivos, y servirán para facilitar la migración a un ambiente digital. Cualquier esfuerzo en este sentido será provechoso tarde o temprano. Por otra parte la sofisticación de los recursos disponibles no cambia el factor más importante de la administración de su archivo: el criterio de las personas encargadas de catalogar el material.

El éxito de cualquier esfuerzo de clasificación de contenidos está en la apropiada selección y descripción del material, y esto es cierto tanto si el archivo se maneja con lápiz y papel como si se usan los más avanzados equipos digitales. ¿Sabe usted quién está manejando su archivo en este momento?