El CPRDP tiene tres archivos: el de noticias, la videoteca y el archivo histórico. Hasta hace un año, estos archivos no compartían información por la intranet del Centro, tenían bases de datos distintas y carecían de la infraestructura, como bóvedas con control de temperatura y humedad o unidades de transferencia de video, para conservación y del espacio para actividades administrativas y técnicas.
Desde entonces, varias áreas se han reforzado para organizar y modernizar la infraestructura y los servicios del archivo histórico. Durante los últimos catorce meses, un grupo de cuatro personas ha desempeñado actividades como inventario, limpieza de materiales, captura de información, catalogación y adquisición de equipos. También se cuenta ahora con elementos de infraestructura como dos unidades de transferencia, se reacondicionaron 2 contenedores de carga en 2 depósitos de almacenamiento con refrigeración, un "Office Wagon" como arrea de oficina, la remodelación de las facilidades del Archivo Histórico y un sistema de administración de activos de medios. Rosario Albert comenta: "Tan importante es la infraestructura como la búsqueda de una visión estratégica que armonice los requisitos de transmisión y manejo de contenidos audio-visuales con aquellos otros requisitos de conservación y preservación."
La colección histórica consiste de más de 7000 películas y videocintas que datan desde 1955. Hoy en día, se conoce el alcance y tamaño de la colección a través de catálogos y de una base de datos de primera generación. El sistema de administración de activos está programado para entrar en funcionamiento en febrero de 2004 y hacia junio del 2004 se completará el proyecto con infraestructura, personal y procedimientos en funcionamiento.
Flujo de trabajo digital
El objetivo estratégico del proyecto es el de establecer un Centro de Documentación como un componente dentro del flujo de trabajo del CPRDP. El pasado 12 de agosto, la CPRDP, inauguro su Centro de Documentación Ángel. Rivera, en honor a uno de los primeros directores de televisión que tuvo la estación y quien todavía hoy se mantiene activo en el Archivo Histórico. "Bajo el Centro de Documentación se encuentra el Archivo de Radio, Archivo Histórico, Videoteca y el Archivo de Noticias."
El proyecto de administración de activos es considerado estratégico dentro del proceso de digitalización de las instalaciones de la estación de televisión. "Al comenzar por el Archivo Histórico, podemos implementar el proyecto de administración de medios con parámetros específicos de una colección histórica de cine y video. Después de esa experiencia, el personal del Centro de Documentación podrá obtener un conocimiento más específico y practico acerca de los problemas y ventajas de una u otra solución al aproximarse a la actividad diaria de la estación de televisión. Desde esa perspectiva, estaremos en una mejor posición para asumir el flujo de trabajo de la estación que incluye los departamentos de programación, ingeniería –con sus servidores de teledifusión- y las dependencias de post-producción".
El proyecto de administración de activos de la CPRDP involucra una comprensión diferente de cómo un archivo de televisión debe trabajar dentro del flujo de una estación. Este es una solución integral que satisface las necesidades de acceso así como las de conservación.
Tradicionalmente, el archivo es el último punto en la cadena de producción de una estación de televisión. Generalmente, un investigador recibe solicitudes por un segmento de video sin tener una comprensión de la utilización de dicho segmento. "Pensamos que nuestro archivo, nuestros investigadores, deben estar el principio de la fase de producción, como parte del equipo de producción que es donde se produce contenido. Son investigadores y archiveros, pero además, son distribuidores de información".
