Latinoamérica. Hoy en día, con tantos análisis de la industria para comprobar el impacto que esta pandemia mundial ha tenido en las empresas, hay una cosa que parece clara a partir de los datos: las prioridades operativas están cambiando y el énfasis en la adopción rápida de tecnologías concretas ha aumentado considerablemente.
Junto con el cambio a arquitecturas IP y en la nube, así como a tecnologías web convertidas en garantías esenciales frente a la interrupción del servicio en operaciones on-premise (como una pandemia mundial), tecnologías como la automatización de flujos de trabajo tienen cada vez más demanda. Con más personal de producción trabajando a distancia y menos personal en la oficina, los problemas de producción como embotellamientos en los procesos a menudo resultan más difíciles de resolver.
Si a esto se le suma el deseo de muchas empresas de media de reducir costes para contrarrestar la presión del mercado por la caída de los ingresos recurrentes, la solución obvia es automatizar los procesos de producción y los flujos de trabajo para aumentar la eficiencia y reducir los costes. La automatización de los flujos de trabajo se utiliza con mayor frecuencia para justificar la expansión de los canales lineales o no lineales (OTT, VOD, redes sociales) sin incurrir en costes de instalación significativos, ya que muchos de los procesos de preparación y entrega se automatizan. Un mayor número de canales suele suponer más esfuerzo y recursos para producir y distribuir nuevos contenidos.
Encajando las piezas de la automatización
La automatización de los flujos de trabajo no siempre requiere una solución MAM para su funcionamiento. Hay muchos tipos de automatización de flujos de trabajo, algunos operan independientemente del MAM, DAM o PAM y otros tienen una estrecha integración con estas soluciones, en realidad sólo depende de la aplicación deseada y de si los flujos de trabajo son una suboperación de producción o una parte de una plataforma holística de gestión de contenidos y producción. Esta última es el objetivo principal de este artículo.
Entonces, ¿qué ventajas aporta la automatización de flujos de trabajo basada en un MAM? La principal ventaja es la capacidad de relacionar los assets de media de una empresa, los usuarios y los procesos relacionados a plataformas de terceros, como ingesta, reproducción, programación, la entrega y también procesos especializados como el control de calidad, la publicación, la censura y el archivado. Una buena solución MAM puede integrar todos estos sistemas, operaciones y procesos de empresa de forma integral, lo que facilita mucho la producción, la gestión y el seguimiento de las operaciones de media a gran escala.
Los sistemas MAM suelen incluir motores de flujos de trabajo integrados, pero suelen ser secuenciales, es decir, una operación tras otra, y a menudo no permiten que los procesos manuales (humanos) formen parte del flujo de trabajo. Otro tipo de orquestación de flujos de trabajo implica el uso de un sistema de gestión de procesos empresariales o BPM (Business Process Management), que es una solución más avanzada para crear procesos complejos y flujos de trabajo secuenciales/paralelos que ofrecen mayor colaboración y visibilidad al tiempo que reducen los errores humanos y la duplicación de tareas.
El recorrido del Workflow Mystery Tour
Por lo tanto, si perteneces a una empresa de media que ha identificado la necesidad de automatizar muchas de las tareas y procesos cotidianos de producción que consumen recursos humanos y a menudo proporcionan resultados poco satisfactorios, entonces tal vez lo que necesites sea un flujo de trabajo automatizado bien diseñado.
El problema de entrada que veo a menudo es que hay una falta de experiencia interna dentro de las organizaciones de media en cuanto a automatización de flujos de trabajo y MAM en general. Tengo que admitir que a menudo parece un arte de magia y que cuesta mucho entenderlo; en primer lugar, se necesita tiempo y esfuerzo para comprender cómo funciona y, a continuación, cómo podría aplicarse a tu entorno de producción. Las posibilidades a la hora de plantear un flujo de trabajo son aparentemente infinitas, así que…¿por dónde empezar?
Pues bien, antes de empezar a hablar con los vendedores, ya que cada uno barre para casa, he aquí una guía básica de cómo plantearlo:
- Identifica las áreas concretas en las que quieres mejorar tus procesos de producción, no sólo una idea general del tipo “queremos mejorar nuestros flujos de trabajo”, sino profundizar en los puntos en los que sabes que las cosas no funcionan tan bien y señalarlos como áreas problemáticas.
- Lee, lee y lee todo lo que puedas – Cuanto más leas, más preguntas tendrás, y eso es bueno. No existen las preguntas tontas, yo las hago constantemente (sólo tienes que preguntar a mis colegas), es la mejor manera de aprender rápidamente.
- Busca a algunos expertos que no sean proveedores – Hay varios por ahí que pueden haber tenido experiencia local en automatización de flujos de trabajo y pueden estar dispuestos a compartir su experiencia o dificultades. Escucha sus dificultades en particular, ya que suelen aportar más información a los inexpertos. También hay expertos en flujos de trabajo que puedes localizar en plataformas sociales como LinkedIn, o puedes preguntar a través de IABM u organizaciones similares. Muchas de estas personas estarán encantadas de compartir sus conocimientos y experiencia contigo.
- Contrata un consultor – Si tu empresa está dispuesta a hacerlo bien y a no confiar en los proveedores de tecnología para guiarse, deberían considerar detenidamente la posibilidad de contratar a un consultor de flujos de trabajo respetable. Sí, hay personas y empresas que se ganan la vida con ello y que se mantienen imparciales respecto a las marcas.
- Crea diagramas y diagramas de etapas del proceso – Me encanta cuando los clientes se presentan con dibujos del flujo de trabajo, quizá porque me oriento mejor visualmente, pero también porque la mejor manera de entender un proceso o flujo de trabajo es “mapearlo”.
- Busca proveedores con soluciones reales y experiencia en la automatización de flujos de trabajo que puedan proporcionarte casos de estudio y referencias. Empieza por solicitar una demostración de 90-120 minutos y haz preguntas… ¡Muchas preguntas!
- Por último, selecciona y contrata a la empresa o empresas con las que creas que puedes trabajar, comparte tus puntos conflictivos del paso 1 y pídeles que te proporcionen algunas ideas tangibles sobre cómo enfocar tus objetivos empresariales y de flujos de trabajo. Ten cuidado con cualquier proveedor que no haga preguntas o que diga que necesita un pedido o un compromiso en firme antes de asignar los recursos para trabajar en tus problemas. Si esto sucede, o bien carecen de suficiente experiencia a bordo o no están preparados para realizar el trabajo de campo necesario sin un compromiso exclusivo por su parte, pero en última instancia, es tu decisión.
Que comience la magia del diseño de flujos de trabajo
Después de seguir el práctico plan anterior de 7 pasos, ya habrás entendido que aplicar el cambio de flujos de trabajo a tu entorno va a suponer un esfuerzo considerable. También debería haber llegado un punto en el que hayas identificado claramente al proveedor que crees que tiene la experiencia, conocimientos del tema y la solución necesaria para cumplir con tus requisitos. Es en este punto donde las cosas se ponen realmente en marcha.
Te has comprometido a trabajar con el proveedor y, con suerte, él también se ha comprometido a trabajar contigo. Es el momento de aplicar los conocimientos colectivos de todas las partes interesadas en el proyecto para empezar a crear los nuevos flujos de trabajo.
Hay que tener en cuenta que, a diferencia de otras soluciones tecnológicas como la automatización del playout o el BMS, no existe un enfoque de “cumple con las especificaciones y el precio y se acabó”, el diseño del flujo de trabajo implica a todos los interesados, o al menos debería. Soy muy partidario de las mesas redondas para empezar a armar el rompecabezas con aportaciones colectivas. Alguien tiene que liderar, claro, pero cuando se hace un cambio en toda la organización, todo el mundo tiene que ser escuchado para tener éxito. A menudo he tenido veinte personas en una videollamada y, si las reuniones están bien estructuradas, pueden surgir grandes ideas de la perspectiva de cada individuo.
Texto escrito por Nick Morgan, Sales Director APAC de VSN.
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