Un sistema MAM (Media Asset Management) es una instalación diseñada para facilitar la gestión de archivos de medios en entornos completamente digitales. Además de ofrecer facilidades administrativas, un MAM proveerá varios tipos de servicios técnicos que permitan optimizar y automatizar los procesos productivos de una compañía productora de televisión.
Esta definición, que parece tan clara, se empieza a hacer algo confusa cuando un canal o casa productora decide salir al mercado a buscar soluciones MAM, pues suele encontrarse con actitudes contradictorias. Algunos proveedores hacen énfasis en cuestiones de almacenamiento, mientras otros insisten en partir de los flujos de trabajo para producción, otros más piensan fundamentalmente en producción de noticias y los demás se centran en la automatización de procesos; y quizás en el único punto en el que coinciden es en la conveniencia de migrar lo más pronto posible a sistemas de producción sin cintas.
En lo que todos estamos de acuerdo, sin embargo, es en que un sistema MAM bien estructurado debe tener el potencial de satisfacer las necesidades de todas las áreas funcionales de una estación de televisión, desde la ingesta hasta el archivado y distribución de piezas terminadas, e incluso prestar servicios a áreas que tradicionalmente no estaban conectadas directamente con las labores de producción, como la parte contable o el departamento de tráfico.
Pero lo que significa un sistema MAM bien estructurado es algo diferente para cada organización, lo mismo que para cada proveedor. Y esto tiene mucho sentido si se considera el grado de complejidad de una instalación de este tipo.
La implementación de una solución MAM generalmente requiere la instalación de una infraestructura IT excepcionalmente robusta, el montaje de sofisticados sistemas de almacenamiento y la puesta en marcha de múltiples soluciones de software para diferentes aplicaciones, y en casi todos los casos un importante esfuerzo de integración de elementos nuevos con plataformas ya existentes. Este tipo de proyectos simplemente no admite un margen de error.
El caso de Caracol T.V.
Considerando lo anterior, Caracol T.V. de Colombia decidió diseñar un sistema MAM con base en un riguroso proceso de diagnóstico de sus necesidades, y luego buscar socios para integrar una solución “a la medida”. De este modo es posible garantizar que el sistema responde más a la visión de la organización cliente que a la de los proveedores.
Lo más conveniente para cualquier organización es abordar el dimensionamiento del proyecto a partir de un estudio económico que permita comparar objetivamente los costos de los modelos tradicionales de producción y archivo con los que podrían resultar de la implementación del sistema MAM. En el caso de una estación de televisión que opere en un mercado importante y con un volumen de producción propia significativo lo más probable es que un estudio de este tipo arrojará como resultado una expectativa de retorno de inversión de entre 2 y 5 años, aclarando así en casi todos los casos la viabilidad del proyecto.
El montaje de un sistema MAM es un reto de una envergadura que puede afectar significativamente el Plan de Desarrollo de una organización. Por esto, es importante definirlo formalmente como un Proyecto que resulte compatible con la visión de la organización y sus expectativas futuras. En este sentido es importante lograr que la empresa se comprometa con el proyecto, y para lograr este compromiso es importante partir de acuerdos que permitan garantizar que cada área productiva se vaya beneficiando a medida que el proyecto se ejecuta. Por otra parte, los niveles de inversión que requiere un proyecto de este tipo exigen que los recursos que se adquieren no solamente cumplan con los requerimientos básicos de la organización, sino que puedan acomodarse a requerimientos extraordinarios que, como todos sabemos, siempre van a aparecer.
El plan tiene que ser perfecto: sería inadmisible que el flujo de trabajo ideal no pueda implementarse porque alguno de los proveedores no soporta un codec, o que el avance del proyecto se vea comprometido porque en sus fases iniciales fue sobredimensionado y se hicieron gastos innecesarios en función de las tareas que debían cumplirse.
Otra forma de garantizar que el proyecto sea realizable y productivo es asumir desde el principio que se manejará de forma escalonada, en varias etapas. De esta forma es más fácil dimensionar la inversión y hacer ajustes durante la ejecución. Dividir el proyecto en varias fases también es un recurso para hacerlo más flexible y proteger a la organización contra la obsolescencia. Además, un proceso desarrollado en fases independientes tiende a generar plataformas modulares con mayor flexibilidad operativa y mejores posibilidades de adecuarse a los cambios de la organización en el futuro. Esta es una característica deseable que en el caso de Caracol se convirtió en una de las principales exigencias para los proveedores de sistemas MAM que formaron parte del proceso de selección.
Caracol decidió asumir el proyecto MAM como una actividad prioritaria sin escatimar tiempo ni esfuerzo, con el convencimiento de que un diseño claro permitiría obtener resultados tangibles en un plazo relativamente corto. Según este criterio se buscó una definición de objetivos completamente clara. ¿Qué es lo más importante? Se consideraron opciones como el soporte a la venta de productos, la conservación del archivo histórico y la reducción de costos de producción. Definir objetivos acordes a las necesidades reales de la empresa es el punto de partida para lograr un diseño eficiente y productivo.
Cultura del MAM
Un punto importante que surgió en las primeras etapas de la labor de diseño del MAM de Caracol es que los medios no deben convertirse en objetivos: Se estableció que los parámetros del proyecto no deberían formularse con base en la adopción de soluciones tecnológicas específicas, y la implementación del MAM debería ser un proceso gradual que no condicionara la evolución de cada una de las áreas involucradas. Esto llevó a establecer premisas tales como que la implementación del MAM no supondría la migración inmediata a sistemas de producción sin cintas, o que no se plantearían cambios radicales en las plataformas ya existentes para acomodar la implementación del Sistema MAM. En el caso de Caracol, cambios tan importantes como la eliminación de las cintas ocurren más como una consecuencia natural del éxito del proyecto que como una exigencia del mismo.
Para abordar el proyecto de implantación de un sistema MAM debe involucrarse toda la organización, y definitivamente es recomendable que todas las áreas formen parte activa del equipo de diseño de la plataforma. De este modo es posible asegurare una descripción precisa de la totalidad de las necesidades y, lo que es más importante, preparar a la compañía con las herramientas necesarias para afrontar el futuro inmediato bien sea con herramientas propias de una instalación MAM o con otro tipo de soluciones.
Al partir de esta actitud es posible asegurar que el sistema MAM cubra necesidades reales y resulte útil para todas las áreas de la empresa desde las fases iniciales de su implementación. En el caso de Caracol se decidió darle especial importancia a las áreas de Archivo y Emisión. Conforme a este criterio, en las fases iniciales del proyecto se implementó la masterización de programas nuevos en forma de archivos que pueden ser entregados directamente a los servidores del área de emisión y también remitidos a un espacio de almacenamiento near-online sobre el cual opera el área de archivo para adelantar sus tareas tradicionales de registro y catalogación del material.
Uno del valores principales del sistema MAM de Caracol es la disponibilidad del material almacenado y la facilidad de consultarlo mediante una interfaz web que funciona en computadoras corrientes. Mediante esta interfaz es posible administrar los procesos de enriquecimiento del material mediante la adición de metadatos, manejar todo tipo de procesos de transcodificación –incluyendo cambios de norma- y también entregar material “en línea” a clientes internos y externos o publicar piezas en plataformas digitales como la web pública o redes de telefonía celular.
De hecho, un sistema MAM bien administrado y que fomente el enriquecimiento constante del material se convierte en un generador de nuevos negocios: La disponibilidad de material bien indexado representa la posibilidad de identificar nuevas oportunidades de reutilización que permitan generar productos nuevos, lo cual es sinónimo de ingresos nuevos. En definitiva, el material enriquecido se convierte en contenido útil que tiene mayor potencial de seguir circulando en el mercado tradicional de la TV -o en los mercados que se han abierto gracias a los nuevos medios.
Además de atender las necesidades de las áreas tradicionalmente vinculadas a los procesos de producción, un sistema MAM puede extender sus servicios hacia áreas de la organización anteriormente impensadas. Un ejemplo es el área de postproducción, que puede usar recursos MAM para adelantar procesos de preedición de material a muy bajo costo; una vez se establezca un corte de la pieza es muy sencillo entregar un EDL o lista de edición a las estaciones del entorno convencional de postproducción para su finalización. Este modelo permite optimizar el manejo de los recursos de almacenamiento y mejorar los tiempos de edición adecuando su uso según las necesidades y el esquema de costos de cada proyecto.
Implementación
Un sistema MAM típico consta de varios módulos, tales como el Sistema de Manejo de Activos propiamente dicho, el administrador de archivo con su librería y sus dispositivos de almacenamiento seguro, y generalmente se complementa con un repertorio de subsistemas encargados del transporte de material y de tareas de transcodificación o de comunicaciones.
Conforme a la visión de Caracol, la implementación de un sistema MAM debe definirse desde su inicio como un proyecto llave en mano, lo cual ayuda a reducir riesgos técnicos y financieros. El ideal es que el proveedor seleccionado tenga representación local y que cuente con buena capacidad como integrador, pues lo más probable es que deba poner en marcha sistemas de desarrollo muy reciente, de diferentes proveedores y generalmente provenientes de diferentes países. En la ejecución de un proyecto de este tipo la selección de un proveedor realmente capaz de hacer equipo con la compañía es la clave del éxito.
Dada la complejidad de una instalación de este tipo las diferentes propuestas de integración que se estén considerando deben revisarse como con lupa; un análisis minucioso de las ofertas puede permitirnos detectar oportunamente inconsistencias que en escenarios de trabajo real pueden representar costosas demoras o incluso la necesidad de rediseñar flujos de trabajo para adecuar la instalación a las limitaciones de alguno de los componentes.
Un factor especialmente importante es la cuidadosa evaluación de los productos totalmente nuevos, con los cuales podemos correr el riesgo de complicaciones por cuenta de su desarrollo incipiente: Generalmente un producto maduro y con algún tiempo de presencia en el mercado ofrecerá mayores facilidades de integración con productos de otros fabricantes o con las plataformas convencionales de producción, postproducción y automatización.
En la mayoría de los casos la implementación de una plataforma MAM requerirá un importante trabajo de adecuación de las redes de datos de la compañía, que en principio serán el soporte para la interconexión entre las áreas productivas de la empresa y los módulos MAM. La plataforma IT de la empresa deberá soportar el transporte de grandes volúmenes de datos con gran confiabilidad y muy buen nivel de seguridad. Una red de bajo desempeño tendrá serias repercusiones en el rendimiento de todo el sistema, y en casos extremos puede sacarlo de servicio completamente. En términos reales este puede convertirse en uno de los centros de costos más importantes del proyecto, dependiendo del estado de las redes al momento de iniciar la implementación.
Sin embargo, los factores más importantes para asegurar el éxito en la implementación de un sistema MAM son el acompañamiento total a los usuarios y el constante seguimiento de los procesos para asegurar una implantación correcta. El mayor inconveniente que puede presentarse en la implementación es el cambio de paradigmas que viene con el advenimiento de nuevas tecnologías. Si se toman en cuenta los factores culturales, podrán detectarse oportunamente aquellos que tienden a generar resistencia entre los usuarios y así, a medida que el sistema muestre resultados, podremos ver cómo la confianza de los usuarios va pasando de las cintas al transporte de material por red, y con el tiempo llegaremos a un punto en el que dejaremos de sentir la necesidad de tocar un cassette para sentirnos seguros, y probablemente empecemos a percibir el uso de VTRs como un inconveniente.
La experiencia de Caracol T.V. en la implementación de su sistema MAM nos lleva a invitar a los lectores de TV&Video a abordar con confianza y mucho rigor sus propios estudios de factibilidad, con la seguridad de que una instalación MAM les permitirá optimizar procesos y recursos y estar preparados para los grandes retos que se avecinan en el mercado de producción de contenidos.
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