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En busca de la eficiencia

Encontrar un software que se adecue a las necesidades de una empresa de producción o postproducción de video no es una tarea sencilla. Vea en esta nota de las alternativas existentes en el mercado en 2005.

La eficiencia, la baja de costos y el aumento de la productividad son imperativos de todas las industrias. Es imposible entrar en cualquier negocio sin tener en cuenta esos factores. El mercado de producción, emisión y postproducción de materiales audiovisuales no es ajeno a esta regla.

La automatización de procesos a través de aplicaciones informáticas ha sido una de las formas utilizadas por las empresas para alcanzar estas metas. Así se popularizaron casi infinitas aplicaciones de gestión, tanto de propósitos generales (los llamados ERP, Enterprise Resource Planning, planeamiento de recursos empresarios), como orientados a industrias en particular.

En el caso del mundo del video y la televisión aparecieron algunas aplicaciones específicas, como las provistas por Entertainment Partners, Movie Magic (cuyas aplicaciones relacionadas con este segmento fueron adquiridas por la anterior en agosto de 2002) o VizuAll. Estos productos de software especializados ponen un fuerte énfasis en todo lo referente a la construcción de presupuestos para producciones y a la planificación de los recursos.

La primera de las empresas mencionadas tiene su foco puesto en la presupuestación, con productos como EP Budgeting (para la construcción de presupuestos para proyectos), EP Vista (para la contabilidad de costos de producción) o EP VPO (Virtual Production Office, oficina de producción virtual, para la administración de la gran cantidad de documentos generados por cada proyecto, entre los que se cuentan memos, reportes presupuestos o guiones). La compañía también comercializa Movie Magic Budgeting (similar al EP Budgeting) y Movie Magic Scheduling (para programar las actividades).

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VizuAll, por su parte, está más orientada hacia la planificación, y ofrece soluciones como ScheduALL (un software de planeamiento de recursos para incrementar el control de costos y el aprovechamiento de los recursos disponibles), ScheduLINK (específico para operaciones de transmisión y de satélite) y NewsPLAN (para planeamiento de los recursos de un newsroom).

Lo particular versus lo general
En la mayoría de empresas del segmento con sede en América Latina se da uno de estos dos fenómenos. O estas no han implementado un software de gestión en absoluto, o se han inclinado por uno de propósitos generales, ya sea adquirido o desarrollado de manera interna.

"Existen muchas funcionalidades que los productos de software genéricos no pueden satisfacer", cuenta Germán De Perasanz, presidente de DPS, una desarrolladora de software argentina que se ha especializado en la atención de agencias de publicidad y que atiende a clientes del mercado de edición y postproducción de video, como Metrovisión. Para ejemplificar, el directivo indica que la presupuestación de películas es un proceso que necesita de una herramienta informática especial.

"Tenemos muchos clientes que vienen a nosotros luego de intentar desarrollar su propio sistema o de usar un producto de gestión genérico, porque notan que un producto especializado les puede brindar resultados mucho mejores", afirma Rick Richardson, director de marketing de VizuAll, que tiene clientes en la región como GloboSat en Brasil, HBO Ole en Venezuela y la Universidad Católica de Chile. Según Richardson, el valor diferencial de sus productos radica en que "ScheduALL fue diseñado por gente que está en el negocio del video y que comprenden perfectamente las necesidades de este mercado".

Los productos de propósitos generales tienen, no obstante, sus defensores. "Gracias a la arquitectura orientada a procesos y eventos, se obtiene una flexibilidad muy grande para atender necesidades específicas a través de la parametrización", explica Alberto Morelli, director de BDO Consulting, uno de los principales implementadores del software de gestión SAP para pequeñas y medianas empresas. "Lo principal no está en el software en sí mismo, sino en el apoyo que el implementador puede dar a la empresa para comprender sus requerimientos puntuales y concebir los procesos específicos que los satisfagan".

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Según Morelli, este software es parametrizable para cumplir con los requerimientos específicos de prácticamente cualquier industria. En el caso de que no sea posible, la consultora desarrolla las herramientas necesarias para cubrirlos y las integra con el SAP.

Ideas del Sur, una de las principales productoras para televisión de la Argentina, propiedad de Marcelo Tinelli, se decidió por Sistemas Bejerman, un desarrollador local de software de gestión genérico, para sus sistemas de gestión. Implementaron los módulos de Ventas y Cuentas a Cobrar, Compras y Cuentas a Cobrar, Finanzas, Business Intelligence, Gestión Contable e Impositiva y Sueldos y Jornales. "No fue necesario integrar otro software específico, puesto que, en lo que hace a la gestión, encontramos que su proceso no difiere mucho de otras empresas de servicios", indica Enzo Puma, gerente de marketing de Sistemas Bejerman.

En la actualidad, la productora está implementando, con el mismo proveedor, un sistema de Gestión Documental, con el objetivo de digitalizar toda la información y prescindir del uso de papeles.

El camino de la integración
Para Richardson, la principal competencia para los sistemas de gestión especializados en el segmento de video no son los softwares genéricos, sino los departamentos de tecnología de las empresas que pretenden construir un desarrollo in-house. "Sólo unos pocos de ellos tienen éxito, mientras que la mayoría termina volcándose hacia una alternativa como la nuestra", concluye el ejecutivo.

Es que es un caso común que la productora salga al mercado a buscar un software, haga el rastreo únicamente entre los de propósitos generales y encuentre que ninguno satisface de manera exacta lo que necesitan. Luego, estudiando los específicos para su segmento, notan que pueden ser débiles en los aspectos contables o legales. Esto genera una suerte de decepción que mueve a los sectores de tecnologías de la información a intentar construir su propio sistema.

Pero, en realidad, existe una alternativa más sencilla: la integración. Esto significa, la utilización de un software de gestión de propósitos generales para atacar la parte administrativa y contable, el uso de uno puntual para el segmento de video para presupuestación y planificación y, a través de interfaces, lograr que se pasen información entre ellos.

Tanto los productos de EP, como los de ScheduALL o Movie Magic tienen la capacidad de integrarse con softwares del mercado. Del mismo modo, la mayoría de los productos ERP pueden armar interfaces con otras aplicaciones (a excepción de algunos que están muy orientados a las PyMEs o que fueron desarrollados por programadores independientes).

Este es el esquema utilizado por DPS en Metrovisión: "resolvimos las necesidades específicas que había para reservar las salas de postproducción con nuestro software, pero la parte contable la resuelve otra aplicación, que recibe información del nuestro para completar su labor", sentencia de Perasanz.

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Para los que recién empiezan
No todas las casas de producción o postproducción se encuentran en la misma situación de informatización. "Tenemos clientes que poseen una arquitectura de sistemas muy sofisticada y otros que no tienen ningún grado de automatización", indica Richardson, quien explica además, que, de acuerdo a las necesidades, "podemos participar del proceso de implementación completa de la solución o sólo enviarles el producto y que ellos se manejen por su cuenta". El directivo destaca que una emisora grande tiene un nivel de estructura de tecnología de la información que no puede encontrarse en una chica, en una productora de video o en una compañía de postproducción.
 

Básicamente, las funcionalidades específicas que proveen los productos específicos para el segmento en el área de planeamiento incluyen un calendario que permite ver de una sola vez todos los recursos que están asignados y cuándo estarán disponibles, para aprovechar al máximo el tiempo de utilización. De esta forma, se evitan los conflictos por la sobreocupación o subocupación de personal, equipamiento y áreas de trabajo. Esta información puede ser compartida por todos los que estén involucrados en el proceso de producción.

Metrovisión dispone de 25 salas de edición. Con el software de DPS, lo que se hace es ocupar, de acuerdo a turnos de reserva, cada una de ellas. Esa información pasa a una grilla visual que permite descubrir de un vistazo qué salas están ocupadas, por cuánto tiempo y quién las ocupa. Como se mencionó, toda esa información pasa luego al sistema de gestión de propósitos múltiples de la empresa, de forma tal que se le pueda facturar el tiempo de uso a los clientes.

También permite planificar la aplicación de un recurso de manera automática a una tarea que se repite de manera regular en el tiempo. De esta forma, se reduce la carga administrativa sobre ese equipo.

Los productos de budgeting, por su parte, permiten asignar costos a cada recurso involucrado en un proyecto, con base en datos del mercado, proyectos anteriores y valores genéricos. También manejan desvíos (desde cuánto hasta cuánto puede costar un proyecto).

Está visto, entonces, que si una empresa quiere ahorrar tiempo y dinero e incrementar el aprovechamiento de sus recursos, debe invertir tiempo y dinero en buscar la alternativa de software que mejor se adecue a sus necesidades.

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