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Flujos de trabajo automatizados eficaces

flujos de trabajo, vsn

Hoy en día hay una cosa que parece clara a partir de los datos: las prioridades operativas están cambiando y el énfasis en la adopción rápida de tecnologías concretas ha aumentado considerablemente.

Por Nick Morgan*

Junto con el cambio a arquitecturas IP y en la nube, así como a tecnologías web convertidas en garantías esenciales frente a la interrupción del servicio en operaciones on-premise (como una pandemia mundial), tecnologías como la automatización de flujos de trabajo tienen cada vez más demanda. Con más personal de producción trabajando a distancia y menos personal en la oficina, los problemas de producción como embotellamientos en los procesos a menudo resultan más difíciles de resolver.

Si a esto se le suma el deseo de muchas empresas de media de reducir costes para contrarrestar la presión del mercado por la caída de los ingresos recurrentes, la solución obvia es automatizar los procesos de producción y los flujos de trabajo para aumentar la eficiencia y reducir los costes. La automatización de los flujos de trabajo se utiliza con mayor frecuencia para justificar la expansión de los canales lineales o no lineales (OTT, VOD, redes sociales) sin incurrir en costes de instalación significativos, ya que muchos de los procesos de preparación y entrega se automatizan. Un mayor número de canales suele suponer más esfuerzo y recursos para producir y distribuir nuevos contenidos.

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Encajando las piezas de la automatización
La automatización de los flujos de trabajo no siempre requiere una solución MAM para su funcionamiento. Hay muchos tipos de automatización de flujos de trabajo, algunos operan independientemente del MAM, DAM o PAM y otros tienen una estrecha integración con estas soluciones, en realidad sólo depende de la aplicación deseada y de si los flujos de trabajo son una suboperación de producción o una parte de una plataforma holística de gestión de contenidos y producción. Esta última es el objetivo principal de este artículo.

Entonces, ¿qué ventajas aporta la automatización de flujos de trabajo basada en un MAM? La principal ventaja es la capacidad de relacionar los assets de media de una empresa, los usuarios y los procesos relacionados a plataformas de terceros, como ingesta, reproducción, programación, la entrega y también procesos especializados como el control de calidad, la publicación, la censura y el archivado. Una buena solución MAM puede integrar todos estos sistemas, operaciones y procesos de empresa de forma integral, lo que facilita mucho la producción, la gestión y el seguimiento de las operaciones de media a gran escala.

Los sistemas MAM suelen incluir motores de flujos de trabajo integrados, pero suelen ser secuenciales, es decir, una operación tras otra, y a menudo no permiten que los procesos manuales (humanos) formen parte del flujo de trabajo. Otro tipo de orquestación de flujos de trabajo implica el uso de un sistema de gestión de procesos empresariales o BPM (Business Process Management), que es una solución más avanzada para crear procesos complejos y flujos de trabajo secuenciales/paralelos que ofrecen mayor colaboración y visibilidad al tiempo que reducen los errores humanos y la duplicación de tareas.

El recorrido del Workflow Mystery Tour
Por lo tanto, si perteneces a una empresa de media que ha identificado la necesidad de automatizar muchas de las tareas y procesos cotidianos de producción que consumen recursos humanos y a menudo proporcionan resultados poco satisfactorios, entonces tal vez lo que necesites sea un flujo de trabajo automatizado bien diseñado.

El problema de entrada que veo a menudo es que hay una falta de experiencia interna dentro de las organizaciones de media en cuanto a automatización de flujos de trabajo y MAM en general. Tengo que admitir que a menudo parece un arte de magia y que cuesta mucho entenderlo; en primer lugar, se necesita tiempo y esfuerzo para comprender cómo funciona y, a continuación, cómo podría aplicarse a tu entorno de producción. Las posibilidades a la hora de plantear un flujo de trabajo son aparentemente infinitas, así que…¿por dónde empezar?

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Pues bien, antes de empezar a hablar con los vendedores, ya que cada uno barre para casa, he aquí una guía básica de cómo plantearlo:

Identifica las áreas concretas en las que quieres mejorar tus procesos de producción, no sólo una idea general del tipo “queremos mejorar nuestros flujos de trabajo”, sino profundizar en los puntos en los que sabes que las cosas no funcionan tan bien y señalarlos como áreas problemáticas.

Lee, lee y lee todo lo que puedas – Cuanto más leas, más preguntas tendrás, y eso es bueno. No existen las preguntas tontas, yo las hago constantemente (sólo tienes que preguntar a mis colegas), es la mejor manera de aprender rápidamente.

Busca a algunos expertos que no sean proveedores – Hay varios por ahí que pueden haber tenido experiencia local en automatización de flujos de trabajo y pueden estar dispuestos a compartir su experiencia o dificultades. Escucha sus dificultades en particular, ya que suelen aportar más información a los inexpertos. También hay expertos en flujos de trabajo que puedes localizar en plataformas sociales como LinkedIn, o puedes preguntar a través de IABM u organizaciones similares. Muchas de estas personas estarán encantadas de compartir sus conocimientos y experiencia contigo.

Contrata un consultor – Si tu empresa está dispuesta a hacerlo bien y a no confiar en los proveedores de tecnología para guiarse, deberían considerar detenidamente la posibilidad de contratar a un consultor de flujos de trabajo respetable. Sí, hay personas y empresas que se ganan la vida con ello y que se mantienen imparciales respecto a las marcas.

Crea diagramas y diagramas de etapas del proceso – Me encanta cuando los clientes se presentan con dibujos del flujo de trabajo, quizá porque me oriento mejor visualmente, pero también porque la mejor manera de entender un proceso o flujo de trabajo es “mapearlo”.

Busca proveedores con soluciones reales y experiencia en la automatización de flujos de trabajo que puedan proporcionarte casos de estudio y referencias. Empieza por solicitar una demostración de 90-120 minutos y haz preguntas… ¡Muchas preguntas!

Por último, selecciona y contrata a la empresa o empresas con las que creas que puedes trabajar, comparte tus puntos conflictivos del paso 1 y pídeles que te proporcionen algunas ideas tangibles sobre cómo enfocar tus objetivos empresariales y de flujos de trabajo. Ten cuidado con cualquier proveedor que no haga preguntas o que diga que necesita un pedido o un compromiso en firme antes de asignar los recursos para trabajar en tus problemas. Si esto sucede, o bien carecen de suficiente experiencia a bordo o no están preparados para realizar el trabajo de campo necesario sin un compromiso exclusivo por su parte, pero en última instancia, es tu decisión.

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Que comience la magia del diseño de flujos de trabajo
flujo de trabajoDespués de seguir el práctico plan anterior de 7 pasos, ya habrás entendido que aplicar el cambio de flujos de trabajo a tu entorno va a suponer un esfuerzo considerable. También debería haber llegado un punto en el que hayas identificado claramente al proveedor que crees que tiene la experiencia, conocimientos del tema y la solución necesaria para cumplir con tus requisitos. Es en este punto donde las cosas se ponen realmente en marcha.

Te has comprometido a trabajar con el proveedor y, con suerte, él también se ha comprometido a trabajar contigo. Es el momento de aplicar los conocimientos colectivos de todas las partes interesadas en el proyecto para empezar a crear los nuevos flujos de trabajo.

Hay que tener en cuenta que, a diferencia de otras soluciones tecnológicas como la automatización del playout o el BMS, no existe un enfoque de “cumple con las especificaciones y el precio y se acabó”, el diseño del flujo de trabajo implica a todos los interesados, o al menos debería. Soy muy partidario de las mesas redondas para empezar a armar el rompecabezas con aportaciones colectivas. Alguien tiene que liderar, claro, pero cuando se hace un cambio en toda la organización, todo el mundo tiene que ser escuchado para tener éxito. A menudo he tenido veinte personas en una videollamada y, si las reuniones están bien estructuradas, pueden surgir grandes ideas de la perspectiva de cada individuo.

Elementos principales del diseño de un flujo de trabajo automatizado
Los flujos de trabajo de BPM y MAM incorporan muchos elementos, pero los que más te interesan son los elementos orientados al usuario. Estos se dividen habitualmente en siete áreas principales:

1. La herramienta de diseño del flujo de trabajo BPM – Aquí se escriben los scripts y se representan de forma visual, algo parecido a un diagrama de flujo. Este tu “mapa” de flujo de trabajo, y muchos de los procesos individuales que componen el flujo de trabajo están contenidos como código dentro de estas secciones interconectadas. Una vez estés familiarizado con esto, todo empieza a ser mucho más claras.

2. La página de assets de MAM: aquí se almacenan la media original y todas las versiones de producción, finales o de publicación en lo que denominamos “Contenedor de assets” (Container Assets). Los assets de media deben ser almacenados y gestionados de una manera lógica, con metadatos específicos asociados para identificar fácilmente cada etapa del proceso de producción.

3. Listas de tareas candidatas (Candidate task list): Esta es la lista de tareas que deben completarse antes de la etapa de entrega o publicación final. En ella se enumeran todas las tareas y permite asignar operadores específicos a cada una de ellas.

4. Menús desplegables personalizados o comprobaciones de conformidad: Si estás trabajando con pasos de revisión y aprobación manuales, como el control de calidad visual, de conformidad o de censura, muy a menudo el mejor enfoque es crear un campo de metadatos personalizado que se utiliza para añadir anotaciones o incluye un menú desplegable con opciones predefinidas que, una vez cambiadas por un usuario, activan automáticamente el siguiente paso del flujo de trabajo.

5. Preparación y entrega: Todo tu trabajo hasta la fecha, incluidas las tareas automatizadas, acabará en la fase de entrega. Aquí se establecen los parámetros clave que determinan cómo se publica un vídeo y dónde. El ejemplo de abajo es para la entrega digital, pero podría ser fácilmente un servidor de playout local o en la nube.

6. Paneles de resumen: si tienes gestores internos o clientes externos que necesitan acceder a información específica en etapas clave del flujo de trabajo, probablemente lo último que quieras hacer es darles acceso directo al MAM. Lo ideal es exportar los informes en formatos habituales de oficina, como PDF o Excel, o bien, si su sistema está preparado, presentar una página web con un resumen del estado de la producción. Si tu panel del MAM es más avanzado, permitirá a estos gestores interactuar para dar su opinión o las aprobaciones finales del cliente o manager.

7. Notificaciones: Suelen ser un componente clave de la orquestación del flujo de trabajo mediante el cual se notifica a varias personas por correo electrónico sobre una etapa de producción específica y su función en la siguiente etapa del proceso.

Diseño offline vs. Diseño en directo – Un nuevo enfoque
La forma típica en que muchos proveedores de MAM crean flujos de trabajo para sus clientes es construyéndolos “Offline” (a veces onsite, pero sobre todo en la sede de la empresa) y cuando se aplican al sistema MAM, permiten a los usuarios probar estos flujos de trabajo y dar su opinión. Si bien es cierto que esto funciona, puede ser un proceso lento y arduo. Muy a menudo, hay cosas que se pasaron por alto en las primeras etapas de diseño y que deben adaptarse más tarde para ajustarse a un nuevo subproceso o tarea.

El diseño oflline puede llevar muchas semanas o meses hasta su finalización y los resultados no suelen ser los ideales. Esta es una de las razones por las que algunos broadcasters no están satisfechos con sus flujos de trabajo automatizados y esto tensa la relación con el proveedor, ya que la aprobación final del sistema se prolonga demasiado.

Un nuevo enfoque que ha sido probado y aplicado con mucho éxito recientemente por VSN (en gran parte debido a la pandemia mundial) es la idea del “diseño en directo”. Comienza como un proceso de diseño offline, pero los momentos clave, los principales usuarios y el proveedor se reúnen en una serie de videoconferencias (Google Meet, Zoom, etc.) para afinar cada proceso individual y modificar las diversas etapas del flujo de trabajo.

Este enfoque tiende a obtener resultados muy rápidos, ya que todos los detalles complicados pueden resolverse en directo y las acciones, los formularios de metadatos y los procesos se crean y modifican en tiempo real junto con el diseñador de flujos de trabajo del proveedor. Es necesario tener una solución MAM (y un proveedor) que permita este tipo de enfoque de diseño, pero si se cuenta con él, hay ventajas muy claras, como que las partes interesadas se involucren plenamente, los plazos de diseño se acorten y las firmas de UAT (Pruebas de Aceptación de Usuarios, por sus siglas en inglés) se vuelvan prácticamente redundantes, ya que el diseño final ya cumple con todos o casi todos los requisitos.

With a Little Help (de tus compañeros)
Si de alguna manera has llegado a la línea de meta y aún sonríes, hay un consejo clave que debo compartir y que podría marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso en un proyecto de automatización de flujos de trabajo, y es la llamada gestión del cambio. A menudo se pasa por alto, y es el acto de involucrar a las personas en el proceso de cambio en las primeras etapas para garantizar que se involucren por igual en hacer que todo funcione mejor. Si no se involucran adecuadamente, la gente tiende a volver a las antiguas costumbres y ello supondrá un desastre para tu proyecto. Conseguir que todo el mundo participe desde el principio y que sus aportaciones influyan directamente en el diseño final del flujo de trabajo es la forma más eficaz de garantizar el éxito del proyecto.

Hay que tener en cuenta que los flujos de trabajo se modifican o mejoran constantemente con el tiempo. Para evitar que la fase de aprobación final se convierta en la última vez que contrata a su vendedor o proveedor, asegúrate siempre de que tu acuerdo de soporte anual o SaaS incluya un número determinado de horas de diseño al año para garantizar que sus necesidades puedan ser atendidas adecuadamente.

Esperemos que todo esto te dé una idea más clara de lo que se necesita para implementar flujos de trabajo automatizados que puedan mejorar los procesos de producción, aumentar la eficiencia y reducir los costes de producción de forma cuantificable. No tiene por qué ser un camino tan largo y tortuoso, sino que, si se enfoca de la manera correcta, el viaje puede ser incluso divertido…¿Por qué no empezar ya?

*Nick Morgan, Sales Director APAC de VSN

 

Richard Santa, RAVT
Author: Richard Santa, RAVT
Editor
Periodista de la Universidad de Antioquia (2010), con experiencia en temas sobre tecnología y economía. Editor de las revistas TVyVideo+Radio y AVI Latinoamérica. Coordinador académico de TecnoTelevisión&Radio.

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