Colombia y México son dos de los países de América Latina que más han avanzado en la digitalización de archivos estatales. Se calcula que no pasan del 10%. 

Por Richard Santa

En el año 2000, en Colombia se emitió la Ley 594, la cual tiene como objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Ese fue el punto de partida para que naciera un interés en proteger el archivo histórico de audio, video y datos guardado en cintas. 

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Ramiro Fillippo, gerente de Grabando Archivos, una de las pocas empresas de la región que está haciendo digitalización profesional de archivos, destacó a TVyVideo+Radio que La Ley de Archivos de Colombia es de las más completas de América Latina junto con Brasil y Argentina, aunque en general, todos los países de la región que han emitido una regulación al respecto lo hicieron basados en la Ley que sobre este tema publicó España.

“Hoy en América Latina se calcula que hay 80 millones de horas en cintas de audio y video en la parte estatal, entre canales de televisión y emisoras de radio públicas, juzgados, procuradurías, alcaldías y demás entidades. Hay otro gran número de archivos en cintas para digitalizar en los hogares que es incalculable. Es un trabajo que hasta ahora se está comenzando a hacer y del cual hay afán, porque las máquinas reproductoras están desapareciendo y los cassettes se están deteriorando”, resaltó.

Y mientras más se demora en realizarse la digitalización del archivo histórico, más crece la preocupación en este sentido, porque las cintas continúan en su natural deterioro y cada vez son menos las máquinas de reproducción de formatos antiguos disponibles.

Un “reciclador” apasionado
Justo cuando comenzaba el Siglo XXI, Ramiro Fillippo lideraba su estudio de grabación. Tras ser consultado para un proyecto en el Senado de la República, identificó la necesidad generada por la reciente Ley de Archivo y por eso durante los cuatro años siguientes se dedicó a buscar y a adquirir máquinas de reproducción de formatos antiguos de audio y video para crear la empresa de digitalización Grabando Archivos. 

Ramiro Fillippo aseguró que encontrar una máquina es un tesoro y cada vez hay menos. Por eso en Grabando Archivos todos los días compran máquinas y las archivan para tomar repuestos que hoy no se consiguen. Otros repuestos han tenido que buscar cómo hacerlos en el mercado. Este proceso hizo que jocosamente su amigos lo llamaran reciclador y hasta loco. Con el voz a voz de amigos recibe llamadas ofreciendo equipos, tanto en Colombia como en el exterior.

“La capacidad de digitalización anual de Grabando Archivos es de 100 mil horas para video e igual número para audio. Hoy contamos con máquinas que reproducen el 99% de los formatos de video, estamos a la espera de que llegue la máquina de 2 pulgadas para estar al 100%. En audio tenemos el 99% porque no hemos podido encontrar una grabadora de hilo, la primera grabadora de audio portátil que existió”, destacó.

Los problemas de trabajar con equipos que hace mucho tiempo dejaron de producirse crecieron en el año 2011. Algunas de las empresas fabricantes de estas máquinas antiguas tenían sus bodegas con algunos repuestos en el norte de Japón y tras el terremoto y posterior tsunami que arrasó la zona ese año, acabó con las bodegas, por lo cual hoy es muy difícil encontrar repuestos nuevos para las máquinas de reproducción de audio y video antiguas.

Ramiro Fillippo sostuvo que hoy ya conocen el comportamiento de las máquinas, por eso calcula que tienen capacidad de digitalizar 2 millones de horas hasta que se dañen.

Digitalización profesional
Grabando Archivos es de las pocas empresas de América Latina que cuenta con una capacidad amplia para digitalizar, tanto en cantidad por año como en el número de formatos que pueden procesar. En su sede de Bogotá, Colombia, hacen un proceso que ellos mismos han desarrollado tras años de estar buscando soluciones a los problemas que iban encontrando en cada proyecto. Por eso definen sus procesos como digitalización profesional. 

El primer paso cuando inician un proyecto es revisar las cintas, darles un código y hacer una inspección para identificar cuáles están deterioradas desde el cassette hasta la cinta misma. Luego se hace una limpieza que va desde el polvo con máquinas limpiadoras de cintas, hasta procesos químicos para eliminar hongos y reparar los cassettes de ser necesario, todo con el fin de proteger tanto las máquinas de reproducción como las cintas. 

Para este proceso tuvieron el apoyo de químicos quienes identificaron cómo lavar y quitar los hongos de las cintas sin riesgos de deterioro. Recordó Ramiro Fillippo que en una digitalización de 20 mil cintas realizada para una entidad del Estado, salieron 2 mil cintas dañadas, las cuales fueron sometidas a este proceso y se recuperaron 1900.

Luego se inicia el proceso de digitalización, en el cual se mejora el video y audio de acuerdo a parámetros de la industria, sin alterar el estándar en que se encuentra. Paso seguido es la catalogación que, en los proyectos más complejos como de archivos históricos, incluyen un historiador o persona experta en la materia que se está digitalizando que permita identificar personajes, momentos y aspectos particulares que requiera el cliente. 

Al final, el cliente recibe un archivo universal que puede ver en cualquier dispositivo, tanto la información de la catalogación como el archivo de audio o video. En los proyectos de gran tamaño, entregan los archivos digitalizados con una copia de seguridad en LTO, catalogados y todo administrado por un software para poder acceder a la información digitalizada de forma sencilla y práctica.

Debido a lo delicado que resulta el manejo de archivos en cinta, bien sea por el material que contiene o por la posibilidad de deterioro de la cinta, la empresa ha desarrollado un sistema mediante el cual tienen una oficina portátil que permite desplazar los equipos a cualquier ciudad de Colombia o de América Latina cuando el tamaño del proyecto así lo amerita. 

Otro de los aspectos destacados es la seguridad de la información. La compañía cuenta con protocolos estrictos que garantizan que el material no se va a dañar por manipulación ni la información se va a filtrar. Consideran que la seguridad hace parte fundamental del proceso de digitalización de los archivos.

Recordó el gerente de Grabando Archivos que los primeros cuatro años de la empresa se dedicaron a recoger máquinas hasta que surgió el primer proyecto con la Radio Nacional para digitalizar 1000 horas, un trabajo muy extenso realizado por Dora Brausin, subgerente de radio de RTVC.

Algunos proyectos
En Colombia, de la mano de RTVC, Grabando Archivos hizo la digitalización de las primeras series de televisión y radionovelas. Y con la Autoridad Nacional de Televisión, realizó la digitalización de los archivos de las productoras que grabaron los primeros programas de televisión en Colombia. Hoy se encarga de administrar este archivo.

En otro caso, con una entidad estatal de formación técnica, Sena, digitalizó el material de audio y video de la regional Bogotá. La entidad está dividida en 20 regionales y cuando vieron el resultado, las demás se interesaron en el proyecto.

Hoy la necesidad de cumplir con la Ley de Archivos y de preservar el material histórico, hizo que además de los medios tradicionales, haya otras entidades interesadas en digitalizar sus archivos. Entre ellas está la Fiscalía General de la Nación, de la cual se calcula tiene más de 2 millones de horas grabadas en cintas probatorias. Las fuerzas de Militares y de Policía también tienen mucho material de inteligencia guardado en cinta, tanto audio como video y datos y que hoy son usadas como pruebas en casos legales. Y así son muchas las entidades estatales con necesidades de digitalización.

Dado la importancia de preservar el material histórico, entidades estatales y académicas de América Latina crearon la Red iberoamericana de Archivos, con el fin de crear conciencia de la importancia de los archivos, del material histórico. 

Según los datos que maneja esta Red, la digitalización del archivo estatal puede estar en un 5% en Colombia y México, siendo de los países más adelantados en América Latina. En la parte privada no hay mucho interés por el tema.

Concluyó Ramiro Fillippo que “la digitalización es un proceso costoso, pero es más costoso no hacerlo porque si una cinta se daña, el material se pierde. Y es una tarea que con el paso del tiempo irá aumentando su costo, porque serán menos las máquinas y mayor la necesidad de digitalizar. El futuro de los archivos análogos en América Latina está por comenzar a digitalizarse”.

Richard Santa
Author: Richard Santa
Editor
Periodista de la Universidad de Antioquia (2010), con experiencia en temas sobre tecnología y economía. Editor de las revistas TVyVideo+Radio y AVI Latinoamérica. Coordinador académico de TecnoTelevisión&Radio.

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